הייתי קרוב לפשיטת רגל. כןכן מה שאתה קוראים. לא בגלל שהעסק שלי לא הרוויח, לא בגלל שלא היו לקוחות, אלא בגלל 4 טעויות בסיסיות בניהול התקציב שחשבתי שאני מבין בהן. התעוררתי ובוקר אחד אין לי כסף לשכר הספקים, למרות שבחודש שעבר הרווחנו מעולה.
טעות מספר 1: "אני אזכור הכל בראש"
הטעות הראשונה והכי גסה שעשיתי הייתה לנהל את התקציב בראש. חשבתי שאני זוכר הכל – כמה כסף נכנס, כמה יוצא, מה צריך לשלם השבוע הבא. זה עבד כשהעסק היה קטן, אבל ברגע שהתחלנו לגדול, זה הפך לקטסטרופה.
הבעיה הכי גדולה הייתה שלא הבנתי את ההבדל בין רווח ותזרים מזומנים. יכולתי להרוויח 100 אלף שקל בחודש, אבל אם הלקוחות שילמו לי רק בעוד 60 יום, ואני צריך לשלם לספקים עכשיו – נשארתי בלי כסף.
הפיתרון שמציל אותי היום: אני מנהל 3 דוחות פשוטים – דוח רווח והפסד חודשי, תחזית תזרים מזומנים ל-3 חודשים קדימה, ומעקב יומי אחרי הכסף בחשבון הבנק. זה לוקח לי 15 דקות בבוקר, אבל זה חוסך לי חודשים של כאב ראש.
טעות מספר 2: לא הפרדתי בין קבוע למשתנה
הטעות השנייה הייתה שלא הבנתי את ההבדל בין עלויות קבועות למשתנות. חשבתי על הכל כמו "הוצאות", ולכן לא ידעתי איך להגיב כשההכנסות ירדו.
כשהמכירות צנחו בחודש הרביעי של הקורונה, הפאניקה שלי הייתה להפסיק הכל. ביטלתי גם הפרסום (שהיה משתנה) וגם את שכירות המשרד (שהייתה קבועה). התוצאה? איבדתי לקוחות עתידיים וגם נשארתי עם התחייבויות שלא יכולתי לבטל.
עכשיו אני יודע בדיוק כמה כסף אני צריך בכל חודש רק כדי לשרוד (העלויות הקבועות), וכמה אני יכול להוריד במהירות אם צריך (העלויות המשתנות). זה נותן לי שקט נפשי ויכולת לקבל החלטות מהירות בזמן משבר.
טעות מספר 3: לא התכוננתי לבלתי צפוי
"זה לא יקרה לי." זה מה שחשבתי על משברים, על מחלות, על לקוחות גדולים שפשוט נעלמים. חשבתי שאני חכם מדי בשביל זה. עד שזה קרה.
הלקוח הכי גדול שלי, שהיווה 30% מההכנסות, פשוט החליט לסיים את החוזה בהודעה של שבועיים. לא היה לי כרית ביטחון, לא היה לי תכנית חירום, ולא היה לי מושג איך להגיב.
הכלל שלי היום: לפחות 3 חודשי עלויות קבועות במזומן, בכל זמן. זה אומר שאם החודש עולה לי 50 אלף שקל להחזיק את העסק, אני מחזיק תמיד לפחות 150 אלף בחשבון נפרד. זה נשמע הרבה, אבל זה הדבר שנותן לי את החופש לישון בלילה.
טעות מספר 4: לא עקבתי אחרי המדדים הנכונים
הטעות האחרונה והכי מסוכנת הייתה שעקבתי אחרי הנתונים הלא נכונים. הסתכלתי על מחזור במקום על רווח, על מספר לקוחות במקום על ערך לקוח, על פעילות במקום על תוצאות.
זה הוביל אותי להחלטות גרועות. החלטתי להשקיע בפרסום כי ראיתי שהמחזור עלה, אבל לא שמתי לב שהרווח יורד. התרגשתי מלקוחות חדשים, אבל לא ראיתי שהם קונים פעם אחת ונעלמים.
היום אני עוקב אחרי 5 מדדים בלבד, אבל אלה שבאמת חשובים: רווח נקי חודשי, עלות רכישת לקוח חדש, ערך חיים של לקוח, תזרים מזומנים עתידי, ואחוז רווח גולמי. כל בוקר אני מסתכל על המדדים האלה 5 דקות, ואני יודע בדיוק איך העסק מתקדם.
לסיכום
הטעויות בניהול תקציב לא הרסו לי רק כסף – הן הרסו לי שינה, קשרים עם משפחה, ואמון עצמי. אבל הן גם לימדו אותי לקחים שאף אחד לא יכול ללמד בספר או בקורס.
היום העסק שלי חזק יותר, לא בגלל שאני מרוויח יותר, אלא בגלל שאני יודע לנהל טוב יותר את מה שיש לי. ניהול תקציב נכון זה לא סקסי, זה לא מעניין, אבל זה ההבדל בין עסק שישרוד ועסק שייעלם.
תלמדו מהטעויות שלי. העסק שלכם מגיע לזה.
